Закон вимагає видавати покупцеві фіскальний чек. ПРРО — програмний реєстратор розрахункових операцій — це спосіб робити це без фізичного касового апарата: чек формує програма й реєструє в ДПС.
Одразу про межу відповідальності: магазин чеки не підписує. Він передає дані ПРРО-сервісу, а той спілкується з податковою. У себе магазин тримає лише доступи до сервісу (зашифровані) і журнал чеків.
Це можливість самої CMS через безкоштовний плагін, а не сервіс маркетплейсу. Базова фіскалізація не має обмежень за редакцією — вона доступна у вільній збірці.
Що відбувається при оплаті
- Замовлення стає оплаченим — і фіскальний обовʼязок фіксується разом із ним. Оплата без чека неможлива: або обидва, або жоден.
- Реєстрація в ДПС іде одразу після оплати, а якщо сервіс не відповів — фонова задача повторює доти, доки чек не зареєструється.
- Покупець отримує чек із фіскальним номером і QR-кодом для перевірки в кабінеті ДПС.
Повтори завжди йдуть із тим самим ідентифікатором чека, тому кнопка «Повторити» ніколи не створить дубль.
Провайдер: Checkbox і альтернативи
Базовий провайдер — Checkbox. Архітектура не прибита до нього: підключити можна будь-який сервіс із REST-API, що працює за моделлю «ключ ліцензії каси + касир». Для продавця нічого не змінюється — той самий екран і та сама форма, лише поля називаються так, як їх називає обраний сервіс.
| Сервіс | Стан | Особливість |
|---|---|---|
| Checkbox | підключено | Базовий провайдер CMS |
| Вчасно.Каса | у плані | Безкоштовно приблизно до 300 чеків на місяць, далі платно |
| Cashalot | у плані | Локальне зберігання й автосинхронізація з ДПС |
Безкоштовне ПРРО від ДПС підключити технічно неможливо — це самостійна програма без API, у неї немає куди надіслати чек ззовні. Це не обмеження CMS, а властивість самого рішення.
Ще одне обмеження варто знати заздалегідь: провайдера не можна додати з адмінки. Новий сервіс — це новий плагін, який пише розробник; лише після цього провайдер зʼявляється у списку.
Підключення — три кроки
- Зареєструйтесь у Checkbox і створіть касу. Тип каси — «Інтернет-магазин».
- Створіть касира й візьміть два значення: «Ключ ліцензії каси» (Каси → ваша каса) і ПІН-код касира (Співробітники → касир). Касира треба підписати ключем КЕП або хмарним підписом.
- Впишіть ключі в магазин і ввімкніть фіскалізацію.
Куди саме вписувати ключі
Не на сторінці фіскалізації, а в налаштуваннях плагіна Checkbox. Форма має три поля:
| Поле | Джерело в кабінеті Checkbox | Що це |
|---|---|---|
| Ключ ліцензії каси | Каси → ваша каса → «Ключ ліцензії» | Ідентифікує касу при кожному запиті |
| ПІН-код касира | Співробітники → касир → ПІН-код | Ним магазин авторизується як касир, без логіна й пароля |
| Адреса API | Заповнена за замовчуванням | Продакшн-адреса; для тесту — адреса тестового середовища з документації Checkbox |
Секретні поля шифруються й назад у форму не повертаються — після збереження там видно «Значення збережено». Порожнє поле збережене значення не стирає: щоб змінити, введіть нове поверх. Якщо десь бачите свій ПІН у відкритому вигляді — це не інтерфейс магазину.
Екран «Продажі → Фіскалізація»
Тут вмикається сама фіскалізація, обирається провайдер, задається час авто-закриття зміни й заповнюється мапа методів оплати. Угорі має зʼявитися бейдж «Провайдер готовий» — якщо його немає, ключі порожні або не дешифрувались.
Мапа методів оплати
Для кожного методу оплати треба вказати, як його фіскалізувати:
| Тип | Що це | Коли обирати |
|---|---|---|
| Безготівкова | Картка через платіжний шлюз | Будь-яка онлайн-оплата карткою |
| Готівкова | Готівка, яку фіскалізує сам магазин | Готівка при отриманні, якщо чек видає магазин |
| Не фіскалізувати | Чек видає інша сторона | Накладений платіж перевізника; рахунок для юридичних осіб |
Накладений платіж Нової Пошти зазвичай фіскалізує перевізник, а не магазин. У цьому випадку ставте «Не фіскалізувати», інакше чек задвоїться.
Зміни та Z-звіт
Чеки живуть усередині зміни, але керувати нею вручну майже не треба:
- Відкриття ліниве — перший чек дня відкриє зміну сам.
- Закриття автоматичне — Z-звіт формується у вказаний час, а також примусово, якщо зміна прожила понад 23,5 години: за вимогою ДПС зміна не може тривати більше доби.
- Статуси «Відкривається…» і «Закривається…» — це асинхронний підпис на боці провайдера, а не помилка. Перший чек одразу після відкриття може не пройти з першого разу — магазин розпізнає цей стан і повторює.
Тестовий режим і бойовий
Перш ніж пускати в бій, тестуйте на тестовому касирі: його чеки не потрапляють у ДПС.
| Ознака | Тестовий | Бойовий |
|---|---|---|
| Підпис касира | тестовий | реальний КЕП або хмарний підпис |
| Фіскальний номер чека | з префіксом TEST- | без префікса |
| Чек у ДПС | ні, навчальний | так, юридично значущий |
Бойовий чек незворотний. Він потрапляє в ДПС і скасовується лише окремим документом повернення — тому наскрізний тест роблять на тестовому касирі або в пісочниці провайдера.
Повернення
Чек повернення — окремий фіскальний документ. Кнопка зʼявляється на картці замовлення, коли чек продажу вже зареєстровано. Наразі створюється одне повне повернення на замовлення.
Якщо щось пішло не так
| Симптом | Що означає | Що робити |
|---|---|---|
| Список провайдерів порожній | Плагін не активний | Увімкнути плагін у розділі «Плагіни» |
| Бейдж «секрет недоступний» | Змінився майстер-ключ шифрування | Перезберегти ключ ліцензії та ПІН у налаштуваннях плагіна |
| Чек у стані «Відмова» | Остаточна помилка реєстрації | Подивитись колонку «Помилка», усунути причину, натиснути «Повторити» |
| «Прийнято, чекає ДПС» | Провайдер прийняв чек асинхронно | Нічого — номер підтягнеться сам |
| Зміна висить «Відкривається» | Асинхронний підпис провайдера | Зачекати: фонова задача доведе стан до кінця |
Межі, про які варто знати до запуску
- ПДВ. Позиції наразі йдуть у режимі «Без ПДВ». Якщо ви платник ПДВ, податкові ставки треба домапити — це окремий крок перед бойовим запуском.
- Часткові повернення не реалізовані: одне повне повернення на замовлення.
І окремо: цей матеріал описує технічне налаштування, а не податкові зобовʼязання. Чи потрібен вам ПРРО, за якою ставкою й з якими винятками — питання до вашого бухгалтера й до офіційних джерел: tax.gov.ua та документації обраного провайдера, наприклад checkbox.ua.